ADMINISTRASI PENDINDIKAN

ADMINISTRASI PENDINDIKAN

1.      Definisi Administrasi

Kata administrasi berasal dari kata “ad” yang berarti kepada, dan “ministro” yang berarti melayani. Secara bebas administasi diartikan sebagai pelayanan atau pengabdian terhadap subjek tertentu. Administrasi juga dapat diartikan sebagai upaya pencapaian tujuan secara efektif dan efesien dengan memberdayakan orang-orang dalam satu pola kerjasama.

A.    Pengertian Administrasi pendindikan

Pengertian dari pendindikan sendiri adalah proses budaya untuk meningkatkan harkat dan martabat manusia atau dapat kita tinjau lebih jauh lagi dapat diartikan sebagai pencapaian tujuan tertentu yang menuntut adanya langkah-langkah bertahap. Maka dengan demikian administrasi pendindikan dapat diartikan:

1.      Kerjasama untuk mencapai tujuan pendindikan

2.      Proses pencapaian tujuan pendindikan

3.      Suatu kerangka kerja sistem dalam pendindikan

4.      Usaha pemberdayakan sumber-sumber dalam pendindikan

5.      Kepemimpinan untuk mencapai tujuan pendindikan

6.      Proses komunikasi

7.      Kegiatan ketatausahaan

B.     Pandangan para ahli

1.      Nasution (1994: 245) mendefinisikan administrasi pendidikan sebagai “proses keseluruhan semua kegiatan bersama dalam bidang pendidikan dengan memanfaatkan semua fasilitas yang tersedia baik personal, material maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan”.

2.      Nawawi (1998:11) memandang Administrasi Pendidikan sebagai suatu proses atau kegiatan, yang selanjutnya dikemukakan bahwa “Administrasi Pendidikan adalah serangkaian kegiatan atau seluruh proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu, terutama berupa lembaga pendidikan formal”.

3.      Latuheru (1988: 2 ) Teknologi Pendidikan merupakan proses yang kompleks dan terpadu yang melibatkan orang, prosedur, ide, peralatan, dan organisasi untuk menganalisis masalah, mencari jalan pemecahan, melaksanakan, mengevaluasi, dan mengelola pemecahan masalah yang menyangkut semua aspek belajar manusia.

4.      Sulaeman (1988: 6) Yang dimaksud dengan teknologi dalam pendidikan adalah penggunaan atau penerapan teknologi terhadap proses-proses yang terlibat dalam pengoperasian lembaga-lembaga yang mengurus upaya-upaya pendidikan

5.      Siagian (1992:2) mengemukakan administrasi adalah “keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”. Wayong yang dikutip The Liang Gie (1992:15) mengemukakan bahwa administrasi adalah “kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan suatu usaha. Kegiatan itu bersifat merencanakan, mengorganisir dan memimpin”.

6.      Handayaningrat (1996:2) mengemukakan “administration is the activities of groups cooperating to accomplish common goals”(Administrasi sebagai kegiatan daripada kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama).

C.    Tujuan Adminitrasi Pendidikan

Tujuan administrasi pendidikan pada umumnya adalah agar semua kegiatan mendukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakakn dalam dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan. Juga dapat meningkatkan ketakwaan terhadap Tuhan Yang Yaha Esa atas kecerdasan, keterampilan, mempertinggi budi pekerti, memperkuat kepribadian, dan mempertebal semangat kebangsaan agar dapat menumbuhkan manusia-manusia pembangunan yang dapat membangun dirinya sendri serta bersama-sama bertanggung jawab atas pembangunan bangsa.

D.    Prinsip Dasar Administrasi Pendidikan

Berikut ini merupakan dasar yang perlu diperhatikan agar administrator dapat mencapai sukses dalam tugasnya. Beberapa prinsip dasar dalam administrasi antara lain:

1)      Prinsip Efisiensi

Administrator akan berhasil dalam tugasnya bila dia menggunakan semua sumber, tenaga, dana, dan fasilitas yang ada secara efisien.

2)      Prinsip Pengelolaan

Administrator akan memperoleh hasil yang paling efektif dan efisien dengan cara melakukan pekerjaan manejemen, yakni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan melakukan pemeriksaan (pengontrolan).

3)      Prinsip Pengutamaan Tugas Pengelolaan

Bila diharuskan untuk memilih pekerjaan manajemen dan pekerjaan operatif dalam waktu yang sama, seorang administrator cenderung memprioritaskan pekerjaan operatif. Namun ia sebaiknya tidak memfokuskan perhatiannya pada pekerjaan operatif saja karena bila ia hanya berkecimpung dalam tugas-tugas operatif saja, maka pekerjaan pokoknya akan terbengkalai.

4)      Prinsip Kepemimpinan yang Efektif

Seorang administrator akan berhasil dalam tugasnya apabila ia memiliki gaya kepemimimpinan yang efektif, yakni memperhatikan hubungan antar manusia (human relationship), Pelaksanaan tugas serta memperhatikan situasi dan kondisi (sikon) yang ada. Adapun tentang gaya kepemimpinan yang efektif adalah mampu memelihara hubungan baik dengan bawahannya. Di samping itu ia juga harus memperhatikan pembagian dan penyelesaian tugas bagi setiap anggota organisasi yang sesuai dengan jenis pekerjaanya.

5)      Prinsip Kerjasama

Administrator dikatakan berhasil dalam melakukan tugasnya bila ia mampu mengembangkan kerjasma antara seluruh anggota baik secara horizontal maupun secara vertikal.

 Adapun prinsip-prinsip yang digunakan dalam kurikulum 1975 sebagai landasan operasional kegiatan administrasi di sekolah adalah berikut ini:

a)      Prinsip Fleksibilitas

Penyelenggaraan pendidikan di sekolah harus memperhatikan faktor-faktor ekosistem dan kemampuan menyediakan fasilitas untuk pelaksanaan pendidikan sekolah.

b)      Prinsip Efisien

Efisiensi tidak hanya dalam penggunaan waktu secara tepat, melainkan juga dalam pendayagunaan tenaga secara optimal.

c)      Prinsip berorientasi pada Tujuan

Semua kegiatan pendidikan harus beriorientasi untuk mencapai tujuan. Administrasi pendidikan di sekolah merupakan komponen dalam sistem pendidikan maka untuk menjamin tercapainya tujuan tersebut, tujuan operasional yang sudah dirumuskan harus menjadi sandaran orientasi bagi pelaksanaan kegiatan administrasi pendidikan di sekolah.

d)     Prinsip Kontinuitas

Prinsip kontinuitas ini merupakan landasan operasional dalam melaksanakan kegiatan administrasi di sekolah. Karena itu, dalam tiap jenjang pendidikan harus memiliki hirarki yang saling berhubungan.

e)      Prinsip Pendidikan Seumur Hidup

Setiap manusia Indonesia diharapkan untuk selalu berkembang. Karena itu masyarakat ataupun pemerintah diharapkan dapat menciptakan situasi yang dapat mendukung dalam proses belajar mengajar. Dalam pelaksanaan administrasi pendidikan, prinsip tersebut perlu digunakan sebagai landasan operasional.

E.     Fungsi Administrasi Pendidikan di Sekolah.

Jika dihubungkan dengan administrasi pendidikan maka bisa diartikan bahwa fungsi merupakan upaya peningkatan efektifitas unsur-unsur pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan itu sendiri. Fungsi administrasi pendidikan itu meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan penilaian.

1.      Fungsi perencanaan.

Pendidikan merupakan fungsi yang sangat penting dari administrasi karena fungsi ini memang berperan banyak dalam hal memberi petunjuk pada pelaksanaan pendidikan, acuan untuk memonitorkemajuan dan pelaksanaan program pendidikan kriteria dalam penilaian untuk mengetahui ada tidaknya hambatan atau bahkan penyimpangan dan dapat menjadi media inovasi.
Dalam perencanaan itu sendiri akan menjawab pertanyaan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana dan siapa yang melakukan hal itu. Dalam fungsi terkandung kegiatan menetapkan tujuan, mengambil keputusan mengadakan peramalan atau perkiraan, dan memprakarsai strategi pelaksanaan. Lalu dapat dinyatakan perencanaan adalah menetapkan terlebih dahulu tujuan yang akan dicapai dan alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan itu.

2.      Fungsi Pengorganisasian

Fungsi administrasi yang kedua adalah pengorganisasian, yang berarti upaya membina dan memapankan hubungan antar kegiatan dan faktor fisik yang harus dilakukan dan diperlukan, mengkooordinasikan sumber yang ada, pimpinan mendesain struktur formal bagi tugas dan hubungan kewenangan yang akan menjamin efektifitas dalam pencapaian tujuan. Pengorganisasian berurusan dengan pembagian jabatan yang harus dikerjakan, penetapan kelompok pekerjaan, dan pemerataan tanggung jawab dalam pekerjaan. Prinsip yang dianut dalam pengoorganisian adalah pembagian kerja, rintangan, departemenisasi dan otoritas atau wewenang.

3.      Fungsi Pengawasan

Fungsi lainnya dalam administrasi pengawasan yang bisa diartikan menguji, memeriksa, pertikasi dan mengecek segala sesuatu yang terjadi itu sesuai atau tidak dengan rencana, instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip yang telah dimapankan. Pengawasan ini bersumber dari rencana dan tujuan organisasi.

4.      Fungsi Penilaian

Fungsi penilaian berarti proses monitoring kegiatan. Untuk menetapkan apakah satuan-satuan organisasi telah berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan, jika belum tercapai dapat dilakukan perbaikan. Proses penilaian meliputi pengukuran, perbandingan dan perbaikan.

Semua fungsi tersebut satu sama lain berhubungan sangat erat agar kegiatan dalam komponen administrasi pendidikan dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan, kegiatan tersebut harus dikelola melalui suatu tahapan proses yang merupakan daur (siklus). Adapun proses administrasi pendidikan itu meliputi fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, komunikasi, supervise kepegawaian dan pembiayaan dan evaluasi. Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas, di bawah ini akan diuraikan secara lebih rinci.

F.     Peranan Administrasi dalam Pendidikan

Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif yaitu makin meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording system) dan pelaporan (reporting system).

Administrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama manajemen dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya suatu tujuan terpenting pada lembaga pendidikan tersebut. Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-data tentang siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari. Pengawas pendidikan di semua tingkat memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana supervisi. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Penididikan mulai tingkat kecamatan sampai propinsi memerlukan data untuk pelaporan yang lebih tinggi, untuk melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro, melakukan pembinaan, pengawasan, penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi lainnya.

Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.

Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. Kepala Sekolah sebagai administrator di lingkungan sekolah yang dipimpinnya, dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan, cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi di tingkat sekolah.

Adapun bidang-bidang administrasi yang tergolong dalam administrasi pendidikan sekolah meliputi:

1.      Administrasi Program Pengajaraan

Administrasi  pengajaraan adalah keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan pengajaraan,yang bertujuan agar seluruh kegiatan pengajaraan terlaksana dan berhasil serta berdayaguna. Administrasi pengajaran berfungsi sebagai pedoman dalam pengelolaan pengajaran agar terencana, terorganisir, terlaksana, dan terawasi dengan baik.

Komponen-komponen dari administrasi pengajaran antara lain:

a.      Persiapan mengajar,

Persiapan mengajar, mencakup semua kegiatan yang dilakukan dalam mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum melaksanakan proses belajar mengajar dengan tujuan:

a.       Menjabarkan kegiatan dan bahan yang akan disajikan guru dalam pengajaran.

b.      Memberikan arah tugas yang harus dilaksanakan guru dalam proses belajar mengajar.

c.       Mempermudah guru melaksanakan tugas, dan

d.      Sebagai dasar untuk pengawasan dan penilaian.

Persiapan mengajar terdiri dari program tahunan berupa rencana kegiatan belajar mengajar yang akan dilaksanakan selama satu tahun ajaran. Program tahunan berfungsi untuk:

a.       Menjabarkan kegiatan dan bahan yang akan disajikan guru dalam pengajaran,

b.      Mengarahkan tugas yang harus ditempuh guru agar pengajaran terlaksana secara bertahap dengan tepat,

c.       Sebagai bahan supervisi bagi kepala sekolah dan penilik sekolaah.

b.      Program Satuan Pelajaran

Satuan pengajaran merupakan prosedur pengembangan satuan instruksional yang berfungsi memberikan tuntunan operasional bagi guru dalam menyampaikan pokok-pokok bahasan yang akan diajarkan.

Komponen-komponen dalam satuan pelajaran terdiri atas:

Ø  Hari/tanggal mengajar

Ø  Kelas, jam pertemuan, mata pelajaran

Ø  Pokok bahasan/sub pokok bahasan: untuk mengisi komponen ini guru mencari pada kurikulum

Ø  Tujuan pembelajaran; terbagi jadi 2 bagian, yaitu: Tujuan Instruksional umum (TIU) dan Tujuan Instruksional Khusus (TIK)

Ø  Kegiatan belajar-mengajar: Guru menuliskan semua kegiatan/langkah-langkah yang digunakan dalam proses belajar-mengajar.

Ø  Sumber/alat pelajaran: Guru menuliskan sumber/alat pelajaran yang digunakan dalam proses belajar-mengajar.

Ø  Penilaian: guru menuliskan model-model penilaian yang digunakan.

Ø  Keterangan: berisi keterangan mengenai keputusan sikap pengajar apakah materi pelajaran perlu diulang/tidak.

c.       Penyajian Pelajaran

Penyajian pelajaran ialah interaksi guru dan murid dalam usaha mencapai tujuan pengajaran, yaitu:

v  Memperoleh pengetahuan,

v  Menumbuhkan dan mengembangkan keterampilan, dan

v  Membentuk sikap murid.

Semua penyajian ini akan berjalan lancar dengan berbagai strategi dan metode yang digunakan dan didukung oleh alat dan sumber belajar dan selalu diarahkan untuk mencapai tujuan instruksional khusus yang telah dirumuskan dalam PSP.

d.      Evaluasi Hasil Belajar

Evaluasi hasil belajar merupakan kegiatan menilai kemampuan siswa sesudah mengikuti proses belajar mengajar.

e.       Kenaikan Tingkat

Kenaikan tingkat adalah perpindahan murid dari satu tingkat ke tingkat kelas yang lebih tinggi.

f.       Tamat Belajar

Seorang murid dikatakan tamat belajar pada suatu sekolah apabila berhasil menyelesaikan program pendidikan sekolah tersebut.

g.      Bimbingan dan Penyuluhan

Bimbingan dan penyuluhan merupakan bantuan khusus kepada murid yang bertujuan untuk mendorong pertumbuhan dan perkembangan murid secara optimal.

h.      Supervisi

Rencana program supervise disusun berdasarkan kebutuhan, terutama untuk memperbaiki proses belajar mengajar.

2.      Administrasi Kemuridan

Administrasi kemuridan mencakup ruang lingkup pencatatan dan pelaporan data. Komponan dalam administrasi kemuridan yang paling urgen adalah:

1.      Daftar calon murid

2.      Daftar murid baru tingkat I

3.      Buku jumlah murid menurut tingkat, asal dan jenis kelamin

4.      Buku peserta EBTA dan prestasinya

5.      Daftar calon peserta EBTA

6.      Daftar murid yang naik tingkat

7.      Rekapitulasi murid naik tingkat dan berhasil EBTA

8.      Daftar kelas, dll.

3.      Administrasi  Kepegawaiaan

Administrasi kepegawaian sangatlah penting dimiliki oleh kepala sekolah. Disamping itu masalah kepegawaian di sekolah tidak serumit masalah kepegawaian pada instansi lain. Namun demikian ada hal-hal yang terkait dengan masalah administrasi kepegawaian ,yaitu segala sesuatu yang berhubungan dengan pencatatan kepegawaian seperti yang berkenaan dengan masa kerja,kepangkatan,penggajian,mutasi,kenaikan gaji berkala dan lain-lain.

4.      Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan dimaksudkan sebagai tindakan pengurusan/ketatausahaan keuangan meliputi pencatatan keuangan, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan pertanggung jawaban keuangan. Tujuannya adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan sehingga pengurusan keuangan tersebut dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kegunaan administrasi keuangan, antara lain:

a)              Semua transaksi keuangan dapat diketahui dengan jelas,

b)             Tersedianya bahan penyusunan laporan,

c)              Sebagai alat penganalisis/penilai terhadap data hasil pencatatan,

d)             Pengendalian terhadap segala kegiatan,

e)             Sebagai bahan penyusunan perencanaan kegiatan dan pembiayaan yang diperlukan.

5.      Administrasi Perlengkapan

Dalam rangka peningkatan mutu pendidikan di sekolah kelengkapan sarana berupa barang/perlengkapan memegang peranan penting. Pemerintah telah berusaha menyediakan berbagai macam perlengkapan/barang yang digunakan  untuk kelengkapan sekolah dalam keperluan pelaksanaan proses belajar mengajar. Kepala sekolah perlu mempersiapkan administrasi perlengkapan/barang untuk memudahkan mengetahui berbagai inventaris yang dimiliki sekolah.

Fungsi dan peranan inventaris, yaitu:

a.       Tertib administrasi dan tertib barang,

b.      Pendaftaran, pengendalian, dan pengawasan setiap barang,

c.       Usaha untuk memanfaatkan penggunaan barang secara maksimal,

d.      Menunjang pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan.

KESIMPULAN

Dengan eksisnya tenaga tata administrasi yang diharapkan berperan secara professional, diharapkan juga setiap komponen yang terdapat di instansi pendidikan mampu mengoptimalkan kinerja mereka masing-masing. Peran ganda dan rangkap seharusnya diakhiri, untuk mencapai hasil yang maksimal, selain itu juga dapat meningkatkan mutu manajemen sekolah itu sendiri. Oleh karena itu, selain memiliki kemampuan, kecakapan, keahlian yang memadai, diharapkan tenaga tata administrasi juga harus mempunayi visi dan komitmen di dalam memajukan sebuah instansi pendidikan khususnya, dunia pendidikan pada umumnya.